Política de firma electrónica

  Descripción y propósito de la política 

La política de firma electrónica de Royale AgLabor, Inc. se utilizará para aumentar la productividad y garantizar un acceso conveniente, oportuno y adecuado a la información de registro enviada por la empresa y/o el usuario mediante el uso de tecnología de firma electrónica para recopilar y conservar firmas en documentos de forma rápida, segura y eficientemente.

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Esta política establece el enfoque de Royale AgLabor, Inc. para adoptar la tecnología de firma electrónica (firma electrónica) y las mejores prácticas para garantizar que las firmas electrónicas aplicadas a los registros oficiales de la Compañía sean legalmente válidas y exigibles.

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La tecnología de firma electrónica se utiliza para autenticar la identidad y verificar la integridad de los registros electrónicos firmados. Las firmas electrónicas documentan la intención del firmante, brindan evidencia de que una persona específica firmó el registro electrónico y mantienen un registro electrónico de la firma que no se puede cambiar sin detección.  Consulte nuestra Política de software y seguridad para profundizar. Información sobre qué medidas tecnológicas se han puesto en marcha para garantizar la seguridad de los datos.

Si bien se sugiere y fomenta el uso de firmas electrónicas, esta política no requiere que ningún departamento o agencia, empleado potencial o actual use firmas electrónicas, ni Royale AgLabor, Inc. puede exigir que cualquier tercero que firme un documento use una firma electrónica.

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Decidir si las firmas electrónicas son una forma aceptable de autenticar registros significa consultar las regulaciones de la jurisdicción (federal, regional), las pautas de la industria (por ejemplo, investigación, ingeniería) y todas las partes en el proceso de aprobación.

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1. Alcance y audiencia  

Una firma electrónica son datos en formato electrónico que se adjuntan o se asocian lógicamente con otros datos electrónicos y sirven como método de autenticación. Es la amplia categoría general bajo la cual caen todas las firmas electrónicas.

La legalidad y el uso de las firmas electrónicas se rigen por las leyes federales y estatales.

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Esta política se aplica a todos los empleados, contratistas y otros agentes autorizados de la Compañía a tiempo completo y parcial que necesitan firmar registros (por ejemplo, documentos, formularios, correspondencia y/o correos electrónicos) en apoyo de las operaciones comerciales y administrativas de la Compañía.

La política no obliga a:

• Uso de una firma electrónica.

• Aplicación a aquellos documentos internos de tipo operativo que requieran un enrutamiento o acuse de recibo informal.

• Método o software utilizado para cualquier necesidad específica, siempre que el método adoptado se ajuste a los estándares mínimos descritos en este documento.

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Excepciones:

Se puede requerir una firma manuscrita para documentos o avisos relacionados con:

• Cancelación de seguro médico

• Cualquier documento en el que Royale Ag Labor, Inc. considere insostenible el riesgo o la responsabilidad legal.

 

  2. Responsabilidades

El Oficial Responsable es responsable de asegurar el cumplimiento de esta política. Para este cargo ha sido designada la Directora de Recursos Humanos, Jennifer Viramontes.

Todos los empleados son responsables de asegurarse de estar familiarizados y actuar de acuerdo con esta política. Deben identificar la necesidad de un cambio en la política o el procedimiento como resultado de tomar conciencia de los cambios en la práctica o los requisitos reglamentarios.

Un miembro del personal que no cumpla con esta política puede estar sujeto a acción bajo la Política de Recursos Humanos de Royale AgLabor, Inc.

Es responsabilidad de los administradores asegurarse de que su personal sea consciente de la existencia de esta política y su contenido.

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 3. Políticas

Documentos que involucran a otras partes

En el caso de contratos o transacciones que deban ser firmados por terceros, cada una de las partes del acuerdo deberá acordar previamente el uso de una firma electrónica. Ninguna de las partes de un contrato u otro documento o formulario en línea puede ser obligada a aceptar una firma electrónica; se les debe permitir decidir de cualquier manera. Dicho consentimiento podrá ser retirado por la otra parte en cualquier momento, de modo que los futuros documentos deberán firmarse en formato impreso.

Cuando un documento está firmado electrónicamente por todas las partes, Royale AgLabor, Inc. proporcionará una copia del documento firmado electrónicamente a las otras partes en un formato electrónico que las otras partes puedan conservar e imprimir.

 

Configuración y uso

Para configurar empleados autorizados a enviar documentos para su firma electrónica, los administradores de seguridad de la empresa deben comunicarse con su gerente de TI.

Todos los usuarios de la tecnología de firma electrónica de la Compañía deberán cumplir con las reglas establecidas por los Procedimientos internos de Royale AgLabor, Inc.

 

Almacenamiento y archivo de documentos firmados electrónicamente

Si un documento existe solo electrónicamente, el propietario del documento o el jefe de departamento deben tomar medidas para garantizar que se almacene una versión fija del documento final de alguna manera. Depende del propietario del documento o del jefe de departamento decidir cómo almacenar estos documentos electrónicos finales, siempre y cuando lo haga de manera consistente con las políticas de retención de la Compañía aplicables y las leyes aplicables.

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Proveedores de soluciones de firma electrónica

El departamento de tecnología de la información de Royale AgLabor, Inc. en asociación con Masken Solutions, LLC será responsable de determinar las tecnologías aceptables y los proveedores de firmas electrónicas de acuerdo con los requisitos legales actuales y las mejores prácticas de la industria para garantizar la seguridad y la integridad de los datos y la firma.

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Requisitos de confidencialidad

Las empresas no divulgarán información de identificación personal (PII), y todos los documentos transmitidos electrónicamente deberán cumplir con:

• La ley del derecho a la privacidad

• La Ley de Privacidad

• La Ley de Privacidad Financiera

• Todas las políticas de California que exigen la confidencialidad de la PII

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Notificación de que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes

Antes de firmar cualquier documento electrónicamente, a los usuarios se les presentará un lenguaje proporcionado por Royale AgLabor, Inc. que les informa que la firma electrónica es tan vinculante legalmente como una firma manual. Se requerirá que los usuarios afirmen haber leído y entendido.

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Retención de firma

Royale AgLabor, Inc. registrará la fecha, la hora y el hecho en que el firmante indicó su intención y conservará la información con fines probatorios. Esto puede ser diferente a la hora en que el firmante accedió a la aplicación o se autenticó.

Conserve todos los documentos firmados electrónicamente de acuerdo con todas las Políticas y Procedimientos establecidos en este documento o en las Políticas de Gestión de Datos y Retención de Registros.

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​Definiciones

• Firma digital

Una implementación de tecnología de firma específica de firma electrónica que utiliza criptografía para proporcionar una prueba adicional de la identidad de un firmante y la integridad de un documento. Esta criptografía utiliza tecnología de infraestructura de clave pública (PKI) para emitir certificados digitales. La validación se realiza a través de autoridades de certificación (CA) o proveedores de servicios de confianza (TSP).

 

• Registros electrónicos

Información que se genera electrónicamente y se almacena por medio de tecnología informática.

Firma electrónica (e-firma)

Un método sin papel utilizado para autorizar o aprobar documentos, que indica que una persona adopta o está de acuerdo con el significado o el contenido del documento. Un identificador electrónico creado por una computadora, adjunto, adherido o asociado lógicamente con un registro electrónico, ejecutado o adoptado por una persona con la intención de usarlo para tener la misma fuerza y efecto que el uso de una firma manual.

Algunos elementos no se consideran firmados mediante firmas electrónicas, por ejemplo, hipotecas, valores y transferencias de propiedad. En muchas jurisdicciones, estos requieren firmas "húmedas" en documentos en papel.

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• Registro

Información creada, recibida y mantenida como evidencia o como activo por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción comercial.

Un registro es todo lo que contiene información que debe conservarse como evidencia de una decisión o acción, independientemente del medio.

En el trabajo de ingeniería, se generarán muchos tipos diferentes de documentos, muchos de los cuales serán registros que deben conservarse.

 

• Sistema de registros

Sistema de información que captura, gestiona y proporciona acceso a los registros a lo largo del tiempo.

Un sistema de registros puede constar de elementos técnicos, como software, que puede diseñarse específicamente para administrar registros o para algún otro propósito comercial, y elementos no técnicos, como políticas, procedimientos, personas y otros agentes y responsabilidades asignadas.